Berdasarkan
Kamus Kompetensi Departemen Keuangan, definisi ‘planning and organizing’
adalah:
- Secara efektif merencanakan dan
mengorganisir pekerjaan sesuai kebutuhan organisasi, dengan menetapkan
tujuan dan mengantisipasi kebutuhan dan prioritas
- Orang-orang yang kompeten,
secara efisien mengelola waktu mereka dan waktu orang lain serta secara
efektif menangani berbagai tuntutan dalam batas waktu yang ketat. Mereka
mengidentifikasi sasaran, mengembangkan rencana, mengestimasi waktu dan
memantau kemajuan
mewujudkan
kompetensi planning and organizing dalam keseharian kita, penulis akan
mengupasnya dalam beberapa seri tulisan. Untuk seri pertama ini penulis ingin
fokus pada indikator perilaku pertama yaitu mengelola waktu. Atau dengan kata
lain tulisan ini berisi bagaimana mengelola waktu yang baik?
Konsep
waktu
Waktu
pada hakekatnya adalah nikmat dan karunia yang sangat berharga dalam menjalani
hidup ini. Siapa yang dapat memanfaatkan waktu sebaik-baiknya maka ia akan
menjadi orang yang berhasil dalam hidupnya. Bahkan dalam agama waktu mempunyai
kedudukan yang istimewa. Misalnya dalam agama Islam, Allah sampai bersumpah
dengan waktu, misalnya dalam surat Al- Ashr ayat 1 Allah bersumpah, ”Demi
Masa”. Hal ini membuktikan bahwa waktu mempunyai kedudukan yang istimewa.
Sebagai sebuah karunia, maka waktu harus kita hargai setinggi mungkin
sebagaimana karunia-karunia yang lain yang kita terima. Agar kita tidak
mengabaikan waktu yang kita miliki, maka kita perlu mengenali konsep tentang
waktu.
1.
Waktu akan bergerak maju
Waktu
akan bergerak maju, tidak pernah mundur, tidak berhenti, tidak beristirahat,
tidak menoleh ke belakang dan akan meninggalkan masa lalu, waktu akan berjalan
apa adanya tidak bisa dipersingkat, ataupun diperlambat dia akan berjalan ajeg dengan
kecepatan yang sama.
Ketika
kita berada dalam kesibukan yang mengasyikkan dan menyenangkan rasanya waktu
berjalan begitu cepat, namun sebaliknya kalau kita berada dalam situasi yang
tidak menyenangkan atau sedang menunggu sesuatu maka waktu rasanya berjalan
begitu lambat, padahal waktu berjalan dengan kecepatan yang sama. Atau pada
saat kita bekerja dengan target waktu yang harus kita tepati, maka rasanya kita
berkejar-kejaran dengan waktu. Oleh karena itu kita harus mengerjakannya sesuai
dengan jadwal yang ditetapkan. Bahkan kadang kita harus mengorbankan apa saja
dalam berjuang untuk mengejar waktu, misalnya kita harus berjibaku di tengah
kemacetan, atau di saat lain kita mengorbankan waktu makan atau waktu
istirahat.
Konsep
waktu yang bergerak maju akan dapat diterapkan pada bidang apa saja. Waktu yang
bergerak maju ini juga dapat digunakan sebagai tolok ukur agar waktu yang kita
miliki tidak sia-sia. Demikian pula orang yang sadar dengan waktu yang bergerak
maju tak sekalipun akan menunda-nunda pekerjaannya. Orang-orang yang selalu
sadar akan waktunya yang bergerak maju akan meraih kesuksesan. Kalau kita tidak
ingin merugi, seharusnya hari ini harus lebih baik dari kemarin, dan hari esok
harus lebih baik dari hari ini.Sebagaimana firman Allah dalam surat Al-Furqan:
62, ”Dan, Dia pula yang menjadikan malam dan siang silih berganti bagi orang
yang ingin mengambil pelajaran atau orang-orang yang ingin bersyukur”.
2.
Waktu terus berlalu
Waktu
itu terus berlalu, hari kemarin kini tinggallah kenangan, penyesalan dan rasa
syukur apabila telah merasa berhasil melewati waktu. Ketika misalnya kita
berhasil melewati suatu tantangan/bahaya yang menghadang, rasanya
berlalunya waktu adalah suatu berkah yang tidak terkira. Akan tetapi tidak
sedikit yang merasa bahwa mereka telah dihempaskan oleh waktu. Ketika
berleha-leha terhadap waktu luang yang kita miliki, sebenarnya kita sudah
membuah percuma karunia yang begitu berharga. Orang menjadi tua dan loyo
padahal merasa belum berbuat yang terbaik. Orang tak akan mungkin kembali pada
waktunya tempo dulu saat menikmati kejayaannya.
Waktu
juga akan berlalu meninggalkan orang-orang yang tak mau menggunakan waktunya
dengan efektif. Waktu akan berpihak pada orang yang berani menciptakan waktu
luangnya untuk kegiatan yang berguna. Pendidikan memang bukanlah jalan
satu-satunya untuk meraih sukses, tapi pendidikan adalah sebuah investasi yang
bisa dipetik hasilnya dikemudian hari. Oleh karena itu, orang yang mengisi
waktu luangnya untuk belajar dan terus belajar adalah orang yang berada pada
jalur yang benar.
3.
Setiap orang memiliki waktu yang sama
Tiada
seorangpun yang memiliki waktu lebih atau kurang dari 24 jam per hari. Semua
orang memiliki waktu yang sama yaitu 24 jam per hari. Yang berbeda adalah
bagaimana setiap orang memperlakukan waktu yang dimilikinya dengan baik.
Sebagaimana dalam surat An Nahl ayat 12 Allah berfirman, ”Dan, Dia menundukkan
malam dan siang, matahari dan bulan untukmu. Dan, bintang-bintang itu
ditundukkan untukmu dengan perintah-Nya. Sesungguhnya pada yang demikian itu
benar-benar ada tanda-tanda kekuasaan Allah bagi kaum yang memahaminya”. Orang
yang dapat memanfaatkan waktunya dengan baik untuk hal-hal yang bermanfaat dan
berguna akan meraih sukses. Ford, perintis industri mobil di Amerika hanya istirahat
(termasuk tidur) 4 jam sehari, 20 jam waktunya digunakan untuk berlelah-lelah
mengembangkan industri mobilnya. Bill Gates merintis usaha "Microsoft"nya,
hanya mengambil cuti 15 hari kerja selama tahun 1978 —1984, sampai-sampai ia
tertidur di depan meja komputemya, karena harus mengejar dead -line nya.
Jadi mereka yang sukses adalah mereka yang mampu mengoptimalkan waktunya
sedemikian rupa untuk hal-hal yang bermanfaat.
4.
Waktu tidak bisa ditabung
Waktu
terus bergulir, entah kita gunakan atau tidak. Banyak orang tidak menyadari
bahwa waktu tidak bisa diulang lagi, waktu akan terus berlalu. Waktu dapat
disiasati dalam pengertian bahwa apabila ingin memiliki waktu luang pada
jam-jam pekerjaan pokoknya, maka ia harus menyelesaikan pekerjaan pokoknya lebih
cepat dari jadwalnya, sehingga ia memiliki sisa waktu untuk mengerjakan yang
lainnya. Inilah konsep waktu luang. Dengan cara mempercepat tugas-tugas kita,
akan diperoleh waktu luang, untuk tugas lainnya yang mungkin belum terjadwal.
Inilah strategi menabung waktu, namun penggunaannya tidak bisa ditunda seperti
uang.
Sehingga
dari konsep waktu di atas pada dasarnya waktu bagi manusia adalah ada tiga
bagian, yaitu masa lalu, dimana seorang telah melewatinya dalam
kesusahan atau kebahagiaan. Masa mendatang yang segera menjelang, kita
tidak mengetahui apa yang akan terjadi dan apa yang akan kita alami di masa
datang ini. Masa sekarang, yang harus dihadapi dengan segala kesadaran
dan perjuangan untuk memanfaatkannya dengan sebaik-baiknya.
Prinsip
Manajemen Waktu
Setelah
mengetahui konsep waktu, tentunya kita perlu menerapkan prinsip-prinsip
pengelolaan waktu agar waktu tersebut senantiasa berpihak pada kita.
1.
Selalulah aktif, bukan reaktif
Buatlah
keputusan-keputusan aktif tentang bagaimana kita memanfaatkan waktu, daripada
reaktif terhadap setiap tuntutan yang kita temui. Misalnya apa yang kita
kerjakan hari ini tentunya akan lebih baik sudah kita rencanakan sebelumnya,
bukan membiarkan waktu mengalir begitu saja dan ketika ada suatu hal langsung
kita reaktif. Sebaiknya kita menentukan apa-apa saja yang penting dan mendesak
bagi kita dan mampu mengatakan "tidak" terhadap segala sesuatu yang
bertentangan terhadap rencana kita. Sebagaimana perintah Allah dalam surat
Asy-Syarh ayat 7, ”Maka apabila kamu selesai dari satu urusan, kerjakanlah
dengan sungguh-sungguh yang lain”.
2.
Tentukan sasaran
Dengan
menentukan sasaran, maka kita tahu arah dan tujuan kemana langkah diayunkan.
Tanpa sasaran, kita akan kurang fokus untuk melangkah dan bisa jadi kita akan
kehilangan arah dan bereaksi terhadap kesempatan-kesempatan dan
persoalan-persoalan yang tidak pasti. Yang harus digarisbawahi adalah sebaiknya
kita melakukan segala hal yang harus kita lakukan bukanlah melakukan
segala hal yang dapat kita lakukan.
3.
Tentukan prioritas dalam tindakan
Setelah
kita menetapkan sasaran, bukan mustahil sumber daya yang kita miliki sangat
terbatas untuk mencapai semua sasaran tersebut. Lalu apa yang harus kita
lakukan? Langkah berikutnya tentukan prioritas tindakan guna mencapai sasaran-sasaran
tersebut. Menentukan prioritas berarti menciptakan sebuah rencana pelaksanaan
yang lebih menguntungkan. Pakar ekonomi dan sosiologi bangsa Italia , Vilfredo
Parreto berprinsip bahwa 80/20 artinya 20% dari apa yang kita perbuat akan
memberi kita 80% dari hasilnya. Kunci dalam menentukan prioritas adalah dengan
mengidentifikasikan secara hati-hati 20% dari aktifitas kita secara tepat dan
menentukannya sebagai prioritas utama.
Menentukan
prioritas, menciptakan sasaran-sasaran khusus untuk setiap hari atau setiap
jam, lalu menyelesaikan setiap tugas sebelum memulai tugas berikutnya akan
membantu menanggulangi gejala "Saya mengerjakan terlalu banyak tugas
sekaligus".
4.
Pertahankan fokus kita
Optimalkan
produktivitas kita dengan berkonsentrasi pada suatu kegiatan yang utama satu
per satu. Setelah menentukan sasaran dan prioritas tindakan, pantaulah
perkembangannya hingga kegiatan tersebut selesai. Apapun yang kita lakukan,
lakukanlah dengan seluruh kemampuan, jangan setengah-setengah dan setengah
hati. Selayaknya kita memegang prinsip ”DO THE BEST”
Cobalah
untuk menyederhanakan sasaran-sasaran, dan tentukan prioritas jangka pendek dan
bagilah sasaran menjadi lebih rinci dan realistis. Karena kalau kita ingin
menyelesaikan terlalu banyak sasaran sekaligus, akan menjerumuskan diri dalam
kegagalan satu sasaran ke sasaran lain. Sebisa mungkin kita bisa memegang
prinsip KISS yaitu Keep It Short and Simple.
Sebaiknya
kita mengerjakan pada saat yang tepat demi waktu bebas yang lebih lama. Kita
akan mampu menuntaskan pekerjaan jauh lebih cepat dengan cara memfokuskan
pekerjaan kita pada waktu yang paling menguntungkan ketimbang kita mengerjakan
banyak pekerjaan tapi tidak fokus. Misalnya kita memfokuskan satu pekerjaan di
pagi hari dimana kita masih segar dan penuh konsentrasi, maka pekerjaan
tersebut akan lebih cepat selesai dan di jam siang kita bisa melangkah ke
pekerjaan berikutnya.
5..
Lakukan sekarang (Do It Now)
Setelah
kita mengambil keputusan dan fokus, langkah berikutnya adalah lakukan. Berikut
ini adalah tuntunan yang dapat membantu kita dalam melaksanakan kegiatan yang
sudah ditentukan.
D - DEVIDE
|
Bagilah kegiatan sesuai dengan
urutan prioritas dan kuasailah apa yang harus dilakukan. Bagilah juga
kegiatan besar menjadi kegiatan yang lebih kecil agar mudah melakukannya.
|
0 = ORGANIZE
|
Aturlah materi-materi Anda dan
bagaimana Anda harus melakukannya
|
I = IGNORE
|
Abaikan
gangguan-gangguan yang dapat mengalihkan
perhatian terhadap pencapaian sasaran
|
T = TAKE
|
Ambil kesempatan untuk mengetahui bagaimana
kalau mungkin melakukannya seorang diri agar kita tidak tergantung pada orang
lain
|
N = NOW
|
Sekarang, bukan besok. Jangan
menunda-nunda pekerjaan yang memang dapat dilakukan saat ini.
|
0 = OPPORTUNITY
|
Kesempatan mengetuk pintu hati
Anda. Jangan lewatkan kesempatan, manfaatkan untuk keuntungan Anda
|
W = WATCH-OUT
|
Waspada
terhadap kemungkinan adanya pemborosan waktu.
Pantau dan awasi terus, berapa banyak waktu yang Saudara alokasikan dan
meng-implementasikannya
|
6.
Seimbangkan hidup Anda
Ciptakan
waktu juga untuk diri kita sendiri dan juga untuk keluarga, karena tanpa mereka
hasil kerja kita tidak banyak berarti. Yang paling utama ciptakan waktu untuk
hubungan vertikal dengan sang maha pencipta agar kehidupan kita selalu
bergairah dan tidak terasa gersang.
Karena
keindahan dalam hidup ini bukan terletak pada sejauh mana kita bahagia, tetapi
terletak pada sejauh mana kita bisa berhubungan dengan baik dengan orang-orang
di sekitar kita dan bagaimana kita berhubungan dengan Sang Maha Pencipta. Oleh
karena itu seimbangkan hidup Anda.
Strategi
Mengelola Waktu di Kantor
Strategi
mengelola waktu di kantor adalah mengatur langkah-langkah tindakan menggunakan
waktu yang sudah disediakan seoptimal mungkin agar tugas-tugas yang seharusnya
diselesaikan tidak tertunda atau bahkan harus diselesaikan di rumah. Mengelola
penggunaan waktu di kantor yang efisien, selain membantu kelancaran kerja di
kantor, juga terbebas dan pekerjaan lembur yang seharusnya tidak perlu.
Demikian pula dengan pekerjaan yang dapat diselesaikan tepat pada waktunya maka
kepentingan orang lain yang terkait dengan pekerjaan kita tidak terganggu.
Orang
yang berhasil mengelola waktunya di kantor secara efisien, akan menjadi sebuah
keunggulan tersendiri bagi yang bersangkutan dibanding orang lain. Dengan
demikian ia memiliki waktu luang yang lebih untuk melakukan hal-hal yang lebih
bermanfaat bila dibandingkan dengan teman-temannya yang masih berkutat
menyelesaikan tugasnya. Lalu bagaimana mengelola waktu bekerja di kantor agar
lebih efisien? Di bawah ini beberapa cara untuk mengelola waktu di kantor agar
lebih efisien
1.
Instropeksi diri
Instropeksi
diri atau menilai diri sendiri adalah suatu cara untuk mengenal diri sendiri
sekaligus mengetahui kelemahan dan kekuatan yang ada pada diri kita sendiri.
Kekuatan dan kelemahan yang sudah diketahui, kemudian dipadukan secara seimbang
akan menghasilkan kualitas suatu pekerjaan di kantor yang lebih baik. Menilai
diri sendiri, dimaksudkan agar tidak keluar jalur yang semestinya. Selain itu menilai
diri sendiri juga berfungsi untuk mengevaluasi apakah pekerjaan yang selama ini
telah dikerjakan semakin mudah, semakin sulit, semakin cepat atau malah semakin
lama.
Menilai
diri sendiri ini bisa dikembangkan dengan menerapkan beberapa pertanyaan, apakah
saya punya waktu luang? Bagaimana selama ini saya mengerjakan pekerjaan rutin
kantor saya? Apakah saya punya kebiasaan buruk terhadap pemanfaatan waktu di
kantor? Apabila kita dapat secara jujur menjawab rangkaian pertanyaan tersebut
sebenarnya kita sudah menerapkan proses menilai diri sendiri tersebut.
Baik
atau tidaknya penggunaan waktu sekarang dapat diketahui dari hasil yang kita
capai sampai saat ini. Namun hal ini bukan berarti bahwa orang yang sudah
sukses telah menggunakan waktunya dengan optimal. Tapi kalau selama ini kita
masih dalam posisi sama, kita belum menggunakan waktu kita dengan baik. Selalu
menganalisis kelebihan dan kekurangan terhadap waktu yang telah digunakan,
merupakan ajakan belajar mendapatkan "CERUK" waktu yang bisa
menyelamatkan pekerjaan Saudara di kantor dan terbebas dari kerja lembur.
2.
Mengenali segala sesuatu yang membuat waktu boros
Selama
ini kita tidak menyadari bahwa banyak hal-hal yang kita lakukan dan temyata
tidak banyak membawa manfaat dan cenderung pemborosan waktu yang sia-sia.
Padahal ini sudah berlangsung bertahun-tahun tanpa kita sadari. Hal-hal yang
dapat menyebabkan terjadinya pemborosan waktu tersebut dapat diidentifikasikan
sebagai berikut:
a)
Telepon
-
berapa kali telepon yang seharusnya bukan untuk kita atau telepon nyasar
-
pembicaraan yang tidak fokus
-
tempat kita dekat dengan telepon kantor
b)
Pertemuan
-
dimulainya terlambat
-
tidak efisien, bertele-tele
-
tidak fokus
c)
Penundaan
-
hindari penundaan pelaksanaan tugas
-
orang lain jadi tertunda juga
-
85,2% orang menunda pekerjaan akibatnya negatif 93,3%
d)
Tidak menemukan apa yang dicari
-
lupa sesuatu yang baru saja diterimanya, filling system amburadul
e)
Kertas kerja yang berserakan dan tidak teratur, tidak segera dibereskan,
-
mengurus diri dulu, baca majalah
f)
Interupsi yang tidak perlu
-
pembicaraan tentang kebijakan yang baru saja diambil pimpinan
-
ada argumentasi berkepanjangan
g)
Kemelut
-
kemelut membuyarkan konsentrasi
-
sumber pemborosan
-
menghabiskan energi
h)
Adanya gangguan
-
lampu padam tiba-tiba
-
telepon
-
air
i)
Pelimpahan tugas yang berbalik
-
diserahkan kepada bawahan, tapi akhimya malah jadi beban atasan yang
bersangkutan
3.
Mengubah kebiasaan
Pada
dasarnya setiap kebiasaan bisa diubah dengan keinginan dan latihan yang kuat.
Terlebih apabila kebiasaan tersebut adalah kebiasaan buruk, maka perubahan
terhadap kebiasaan tersebut adalah suatu keharusan. Salah satu kebiasaan yang
kurang baik adalah pemborosan waktu. Ada 4 (empat) langkah perubahan untuk
menolong upaya mengubah kebiasaan lama kita, yang selama ini dianggap sebagai
sumber pemboros waktu.
- Tuliskan apa saja yang menjadi
sumber pemboros waktu
Setelah
Anda tuliskan seluruh sumber pemboros waktu maka pilahlah pemboros waktu yang
menurut Saudara segera dapat diatasi, dan susunlah pemboros lain yang
membutuhkan strategi untuk diatasi.
- Buatlah daftar masalah yang
ditimbulkan oleh kebiasaan yang memboroskan waktu (penundaan waktu)
- Visualisasikan kebiasaan yang
menghemat waktu. Membayangkan Anda dengan cepat dapat menyelesaikan segala
pekerjaan dengan singkat, dengan demikian akan mempermudah untuk melakukan
pekerjaan selanjutnya.
- Kembangkan kebiasaan menghemat
waktu yang meliputi:
a)
Saya akan merinci rencana kerja ke dalam tugas-tugas yang dapat dilaksanakan
b)
Saya akan menghentikan berdalih dengan alasan yang dibuat-buat. Contoh:
"Saya perlu menunggu informasi lain sebagai informasi tambahan".
"Nanti sajalah saya akan ikut bila sudah lihat hasilnya."
c)
Saya harus merencanakan waktu luang hari-hari saya untuk melaksanakan
kegiatan yang lebih bermanfaat
d)
Saya akan mengabaikan tawaran-tawaran atau godaan yang dapat menyita
waktu saya untuk menganalisisnya
e)
Saya akan menyelesaikan pekerjaan yang tidak menyenangkan terlebih dahulu, dan
kemudian mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang menyenangkan menurut versi saya